Fakturowanie

Posts Tagged ‘faktury VAT’

Wypisywanie faktur to zajęcie dla osób zajmujących się handlem, ale nie tylko. Coraz częściej faktura VAT jest spotykana u osób zajmujących się usługami, ponieważ oni także wystawiają faktury swoim klientom. Niejednokrotnie można spotkać się z sytuacją, kiedy to wystawiona jest tzw. faktura proforma. Zjawisko spotykane wcale nie rzadko, dlatego nie ma się, co dziwić, że często takie faktury możemy spotkać w różnych dziedzinach handlu. Faktura VAT to już dawny sposób na rozliczanie się pomiędzy handlowcami i na pewno zbyt szybko nie zostanie on zastąpiony jakimś innym rozwiązaniem, ponieważ ten sprawdza się bardzo dobrze do dzisiejszego dnia. Nie czekajmy, więc tylko pozwólmy sobie na znaczne ułatwienie zarządzania fakturami od podstaw. Faktura proforma to dobre rozwiązanie w niektórych sytuacjach, pozwalające na szybsze załatwienie sprawy czy jakiejś ważnej transakcji. W obecnych czasach istnieje wiele możliwości, jakie oferuje niejeden program internetowy. Jest on jak najbardziej oferowany w przystępnych cenach, oraz w atrakcyjnych warunkach, dzięki czemu bez problemu można z niego korzystać. Wielu księgowych i osób zajmujących się fakturowaniem nie uznaje faktur proforma, ale są też tacy, którzy nie mają nic przeciwko temu. Zarówno jedni jak i drudzy wierzą w słuszność swojego postępowania, dlatego należy to zaakceptować. Oprócz takich programów jak faktura proforma znajdziemy także programy do wystawiania na przykład odpowiedniego podpisu elektronicznego, dzięki któremu można bez problemu wystawiać faktury online.

Księgowość jest z pewnością niezwykłą bolączką dla większości ludzi, którzy co by nie mówić starają się pracować i samemu prowadzić firmę. Standardowa księgowość papierowa wymaga od takich ludzi niezwykłego skupienia oraz zapoznania się z wszelkimi aspektami księgowości. Jednak cały nas świat ciągle się rozwija i w tym przypadku można to uznać za naprawdę dobre dla małych i mikro przedsiębiorców, którzy starają sobie radzić sami w meandrach księgowości i tym samym prowadzić księgowość na własną rękę. I tutaj bardzo przydatny okazuje się program do faktur czy elektroniczna księga przychodów i rozchodów, które pomagają każdemu przedsiębiorcy prowadzić samemu coś tak zaawansowanego jak księgowość. W sumie rewolucja zaczęła się od programów do wystawiania faktur VAT i innych, jednak z czasem objęła także cała księgowość. Na chwilę obecną mamy do dyspozycji 2 rodzaje takowych programów. Przede wszystkim są to zwykłe programy komputerowe, które znamy wszyscy, jako że na co dzień z nich korzystamy. Programy takie są w różnym stopniu zaawansowane. Z drugiej strony możemy mówić o Internetowych aplikacjach, które mają poważną przewagę nad rozwiązaniem czysto programowym – wygodę i bezpieczeństwo. Wygoda- bo dzięki nim spokojnie może zostać przez nas wystawiona faktura online w każdym miejscu z podłączeniem do Internetu, w każdej chwili możemy znaleźć potrzebne nam informacje o kontrahentach czy naszych wydatkach i zyskach. Ponadto bezpieczeństwo – nie grozi nam utrata danych przez stratę nośnika.

Firma jest bardzo interesującym miejscem. Przede wszystkim każda firma jest jedyna w swoim rodzaju i ma swoją że tak powiem bardzo wykwalifikowaną i ukierunkowaną na różne czynności kadrę. Bez względu na to w jakim sektorze działa firma, należy pamiętać że każda firma jest czymś w rodzaju że tak powiem, fabryki. Przy połączonej mocy pracowników i wszelkich środków stara się wytworzyć dany produkt. Oczywiście, każda wręcz firma musi się użerać z czymś takim jak biurokracja. Sprowadza się to do tego że musi prowadzić coś takiego jak księga przychodów i rozchodów, wystawiać VAT R i każdą inną fakturę VAT. Oczywiście księgowość w firmach jest czymś, co z pewnością dobija wszystkich ludzi. Księgowość jest bowiem niezwykle denerwująca zwłaszcza kiedy staramy się prowadzić ją samemu. Przychody, rozchody, odliczanie od podatku i tego typu akcje bywają naprawdę irytujące niektórych sytuacjach i warto unikać czegoś takiego nie tylko aby zaoszczędzić sobie trochę pracy, ale także aby zaoszczędzić sobie rozczarowań i nerwów. Oczywiście, na chwilę obecną możemy się posługiwać takimi narzędziami jak dajmy na to faktura online czy księga przychodów i rozchodów prowadzona w formie elektronicznej która jest prosta i przejrzysta. Oczywiście niektórzy wola bardziej solidne rozwiązania i zapach atramentu na papierze. Zwłaszcza ze nie możemy zapominać że mimo wszystko dane zapisane na komputerze i innych nośnikach danych powinny być specjalnie zabezpieczone, gdyż ich utrata byłaby dla nas nieciekawa.

Wszyscy wiemy, że zweryfikowanie wiarygodności partnera jest podstawowym czynnikiem wyznaczania ryzyka biznesowego, zwłaszcza jeśli chodzi o księgowość. Wpływa więc na dyktowane ceny i, pośrednio, na kondycję finansową firmy. Czy istnieje prosta i niezawodna metoda sprawdzenia jego wiarygodności? Nie ma niestety dającego stuprocentową pewność rozwiązania. Możemy jednak znacznie obniżyć ryzyko korzystając z taniego i powszechnie dostępnego źródła informacji — Biura Informacji Gospodarczej. BIG nie oferuje jedynie jednorazowego sprawdzenia wiarygodności partnera. Jeżeli ktoś budzi nasze szczególne wątpliwości, możemy również zlecić monitorowanie zmian informacji gospodarczych i zawczasu dowiedzieć się o problemach z płynnością finansową kontrahenta. Dzięki rejestrom BIG możemy zareagować zanim będzie za późno. Jeżeli jednak nie ustrzeżemy się przed wyborem niewiarygodnego partnera i jego zobowiązania finansowe nie zostaną zrealizowane, możemy wpisać go do rejestru dłużników BIG. Każdy, kto kiedykolwiek miał problem ze spłatą długu wie jak niszczący jest on dla reputacji przedsiębiorcy. Dzięki pośrednictwu BIG-u możemy przymusić dłużnika do nadrobienia zaległości finansowych. Na jaką skuteczność możemy liczyć? BIG twierdzi, że wynosi ona 75%. Innymi słowy, dzięki Biuru Informacji Gospodarczej możemy zmusić do spłaty długu każdego, kto jest w stanie go spłacić. Żaden rozsądny przedsiębiorca nie pozwoli wpisać siebie do rejestru dłużników. Korzystając z rejestrów BIG-u mamy dostęp do tych samych informacji, z których korzystają wielkie banki i sieci telekomunikacyjne. Za pośrednictwem Biura uzyskujemy również dostęp do danych z Biura Informacji Kredytowej i Związku Banku Polskich. Powszechność i bogactwo rejestrów BIG-u zapewnia im wysoką skuteczność. BIG to nie tylko świetne źródło informacji, to bardzo użyteczne narzędzie, które wyraźnie zmniejsza ryzyko i związane z nim trudności. BIG posiada w swej ofercie usługi dla osób prywatnych, firm i samorządów. Przygotowuje również częste promocje dla klientów wyspecjalizowanych. Każdemu z nas zaś oferuje darmowe sprawdzenie, czy nie znajdujemy się w rejestrze dłużników. Jeżeli ktoś kiedyś odmówi nam lub naszej firmie kredytu, warto odwiedzić Biuro Informacji Gospodarczej.

Powszechna informatyzacja współczesnego świata sprawia, że wielu przedsiębiorców decyduje się na samodzielne prowadzenie czegoś takiego jak księgowość w licznie dostępnych na rynku programach księgowych i rezygnuje z profesjonalnej obsługi księgowej. W sieci znaleźć można cały szereg programów generujących coś takiego jak faktura online i wspomagających prowadzenie księgowości (również w formie online). Oto jeden z nich: Księga Express STD. Księga Express STD do, jak to bywa w świecie aplikacji biurowych, darmowa i uboższa wersja swej komercyjnej siostry — Księgi Express Pro. Korzystając z wersji darmowej godzimy się na podleganie pewnym ograniczeniom. Nie poprowadzimy na jednym komputerze księgowości kilku firm (tak więc zawodowy księgowy raczej nie będzie zadowolony z wersji darmowej), obsługi kosztów flotowych i paru systemów ewidencyjnych. To niewielka cena za dostęp do pozostałych funkcjonalności programu, które w pełni powinny zaspokoić potrzeby księgowości małych firm i samodzielnych przedsiębiorców. Wbudowane moduły wspomagają sporządzanie deklaracji VAT-7, VAT-7K, PIT-5, PIT5-l i obsługę faktura VAT. Program umożliwia również prowadzenie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Intuicyjna obsługa nie będzie stanowiła problemu dla nikogo, kto jest w stanie poradzić sobie z prostymi arkuszami danych. Dla wolniej uczących się księgowych przygotowano dział „Pomoc”. Powszechna komputeryzacja dała nam narzędzia, z których grzech byłoby nie skorzystać! Liczne darmowe aplikacje biurowe upraszczają administrowanie księgowością i finansami wielu firm.

Jeżeli kiedykolwiek będziemy mieli problemy z skarbówką, faktury VAT będą jedną z pierwszych grup dokumentów, o które poproszą kontrolerzy. Każdy podatnik ma obowiązek przechowywać je przez okres pięciu lat, w trakcie których faktury są wolne od przedawnienia podatkowego. Nowością jest, że od kilkunastu miesięcy nie mamy obowiązku składować faktur w formie papierowej. Orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego z listopada dwa tysiące dziewiątego roku uwolniło nas od obowiązku przechowywania faktur VAT w formie papierowej. Możemy gromadzić je w mniej wygodnej postaci skanów oraz obrazów lub w w postaci wygodniejszej — bazach danych. Bazodanowe systemy gromadzenia faktur połączone z programem je interpretującym wystarczą nam w trakcie kontroli skarbowej do wykazania naszej uczciwości. Orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego sprawiło również, że nie musimy się martwić o wiarygodność naszych firmowych faktur e-mail. Podlegają one takim samym metodom sprawdzania jak faktury papierowe! Decyzja ta usprawniła pracę wielu kancelarii oferujących księgowość online i rozliczenia Internetowe. Dzięki niej nie trzeba przechowywać całych archiwów dokumentacji i utrzymywać kosztownej dokumentacji. Chroni ona również wielu mniejszych przedsiębiorców, którzy korzystają z elektronicznych programów do obsługi faktur. Cyfrowe bazy danych i aplikacje do zapisywania faktur VAT ułatwiają życie niejednej firmie, dlatego decyzję Najwyższego Sądu Administracyjnego trzeba uznać za bardzo przyjazną przedsiębiorcom.

Mało kto wystawia dziś faktury tradycyjnymi metodami, wpisując za każdym razem wszystkie powtarzalne dane. Najczęściej sięgamy po oprogramowanie przyśpieszające naszą pracę. Większość z nich jest płatnych. Nierzadko są to całkiem spore pieniądze! Czy warto korzystać z rozwiązań darmowych? Przykładem takiego darmowego programu do fakturowania jest aplikacja EuroFirma Start. Program ten umożliwia szybkie i sprawne wykonywanie wszystkich podstawowych rozliczeń. Zawiera moduły wystawiające faktury VAT, paragony i korygujące faktury VAT. Bez modyfikowania dostarczonego oprogramowania przedsiębiorca może poprowadzić kartotekę produktów i usług, kartotekę kontrahentów (dzięki której może zaoszczędzić mnóstwo czasu na wpisywaniu danych do każdej faktury!). Dostarczono również moduł umożliwiający generowanie cennika. W razie pojawienia się zapotrzebowania na bardziej złożone aplikacje możliwe jest dokupienie licencji na kolejne moduły (np. program do wypełniania deklaracji PIT-5, PIT-5L, PIT-28, PIT-28A, PIT-28B, obsługi innych faktur VAT itp). Pobierane moduły można dostosować do swoich potrzeb. Modułowość aplikacji jest jej zdecydowaną zaletą! Wadą tego oprogramowania jest natomiast jej duża waga (jak na ilość oferowanych opcji tego programu do faktur) i kiepska opinia wśród użytkowników. Wskazują oni na szereg błędów w oprogramowaniu, jednak w trakcie mojego użytkowania pakietu EuroFirma Start nie wystąpiły one ani razu. Bardziej zapobiegliwy użytkownik może poszukać innych rozwiązań informatycznych służących do obsługi faktur, również tych płatnych.

Pozytywy korzystania z księgowości online są wszystkim znane. Łatwość wystawiania faktur, faktur VAT online, szybki dostęp do danych, bilansów, zestawień finansowych i — przede wszystkim — oszczędność czasu. Jednak czy zawsze powinniśmy wybierać taką formę prowadzenia księgowości? Może czasem lepiej jest prowadzić klasyczną bezpośrednią współpracę z firmami zajmującymi się księgowością masową? Księgowość online odradzić można tym przedsiębiorcom, który dopiero rozpoczynają swoją drogę biznesową i nie mają wystarczającego doświadczenia zawodowego. Bardzo łatwo coś przeoczyć, a bezpośredni kontakt z osobą prowadzącą naszą księgowość pozwala wyłapać liczne błędy. W czasie takich spotkań łatwo również nabyć trochę własnego doświadczenia biznesowego i obeznać się w problematyce podatkowej. Załatwianie swoich spraw finansowych przez Internet nie daje takiej możliwości! Dla niektórych przedsiębiorców, zwłaszcza tych nieco starszych, dokument nie przekazany osobiście jest dokumentem nie przekazanym w ogóle. Część z nich chce na własne oczy zobaczyć jak prowadzona jest np. Księga Przychodów i Rozchodów i gdzie zbierane są faktury. Jeżeli cenisz sobie tak rozumiane bezpieczeństwo — nie decyduj się na księgowość online! Zawsze musimy pamiętać, że produkt „dla każdego” jest w istocie produktem dla nikogo. Jeżeli dana metoda rozliczania się online Tobie nie odpowiada — nie korzystaj z niej. Wciąż dostępne są klasyczne metody prowadzenia księgowości. Czasem bywają one lepsze i tańsze od tych nowoczesnych. Wybór należy do Ciebie!

W społeczeństwie polskim wciąż pokutuje przekonanie, że Internet nie jest dobrym miejscem do robienia interesów. Jest zbyt niebezpieczny! Jakkolwiek opinia ta jest często zbyt wyolbrzymiona, warto się zastanowić jak zabezpieczyć swoje transakcje zawierane przez sieć? Jak przekonać kontrahenta, że my też jesteśmy wiarygodni? Najważniejszym zadaniem jest zbudowanie zaufania drugiej strony. To zmniejsza ryzyko nieprzyjemnych skutków handlowania przez Internet. Zachęć również drugą stronę do wzbudzenia Twojego zaufania. Gdy sprzedajesz towar lub usługę poproś o zaliczkę, gdy ją kupujesz — zawczasu poproś o fakturę VAT. Jeżeli trafisz na oszusta istnieje możliwość, że spłoszysz go samą prośbą o formalne potwierdzenie transakcji. Im więcej zaufania do siebie zbudujecie, tym lepsze warunki uda się Wam uzyskać. To jasne, że chętniej przedstawimy dobrą ofertę komuś, kogo darzymy zaufaniem! Wykorzystaj istniejące i ubezpieczone instytucje, jak np. Allegro. Warto pro forma przepuszczać transakcje przez ubezpieczone serwisy aukcyjne, gdyż w razie trafienia na oszusta uzyskamy twardy dowody zawarcia umowy zakupu-sprzedaży i łatwiej będzie nam dochodzić swoich praw z pomocą policji. Poza tym wiele serwisów aukcyjnych prowadzi swoje rankingi użytkowników, dzięki czemu możemy nabrać większej pewności co do rzetelności kontrahenta. Proś o faktury, zaliczki i portfolio lub inne poświadczenia zdolności do wykonania zlecenia. I najważniejsze — gdy już wydarzy się coś złego, nie bój się zgłosić sprawy na policję!

Wszyscy wiemy, że tradycyjna księgowość generuje potworne koszty. Pożera albo mnóstwo czasu i nerwów, albo dodatkowy etat. Jeżeli sam prowadziłeś rozliczenia finansowe swojej firmy, to zapewne sam dobrze wiesz ile mógłbyś zarobić w czasie, w którym obsługiwałeś skomplikowane tabele i inne niezrozumiałe procedury. Traciłeś również coś jeszcze — osobisty spokój i ukierunkowanie na cel. Musiałeś rozdrabniać swoją uwagę na cele poboczne. Księgowość online pozwala uniknąć tych problemów! Z księgowości Internetowej korzystają już miliony firm na całym świecie. Dlaczego? Główną zaletą rozliczania się przez sieć jest jego prostota i szacunek dla Twojego czasu. Nie musisz za każdym razem wpisywać tych samych danych, wystarczy, że wybierzesz z listy kontrahenta. Wpisujesz co musisz i nie martwisz się tym ani chwili dłużej. Resztę robi za Ciebie obsługa z firmy prowadzącej Twoją księgowość Internetową. Nie bez znaczenia jest również bezpieczeństwo. Dane są szyfrowane a dostęp do nich wymaga uprzedniej autoryzacji. To znacznie pewniejsze niż papierowa księga, którą każdy może ukraść lub zniszczyć, nie? Do księgowości Internetowej dostęp masz wszędzie tam, gdzie jest Internet. Nie musisz mieć swojej księgowej pod ręką, by uzupełnić dane lub sprawdzić bilanse. Wszystko jest tak blisko jak Facebook, Twitter i usługi e-mail! Internet skutecznie wypiera dawne, przez dziesięciolecia ustalone metody funkcjonowania. Skoro nawet PIT-a możesz wysłać przez Internet, to… czemu księgowość miałbyś wciąż prowadzić w notesie?